【財団様向け】助成業務を効率化するWeb申請システムとは？

財団や学会の事務局の皆様、助成事業の申請や審査、採択の連絡などは現在、どのように実施されていますか？
紙による郵送やメール、フォーム入力など、さまざまな手段があるかと思いますが、特に紙を使って管理されている場合には、その書類の取りまとめや転記・複写、郵送、データ入力作業など、煩雑な業務にお困りではないでしょうか？

今回は、そんな財団様ならではの助成業務に関するお困りごとにフォーカスし、業務を効率化するWeb申請システムについてご紹介します。

弊社のWeb申請システム「GrantWill(グランウィル)」は、助成業務サポートのために開発された専用システムです。

助成業務にまつわる悩みごと

助成事業を段階別に分解してみると、次の3つのフローから成り立っています。

①助成金の申請
②審査・選考
③採択後の報告

ここでは、各フローにおける財団事務局様の悩みごとを具体的に見ていきましょう。

申請時の悩み

申請時には、例えば次のような業務が発生します。

・紙で送られてきた申請書を手入力でデータ化
・書類受領メールの送信
・メールで送られてきたエクセルファイルを別のファイルにコピー
・書類に不備があった場合の修正依頼の連絡や再受付
・申請書類の整理・保管

申請者から同時に多くの書類を受け付けるこの時期は、短期間に書類の取りまとめや情報入力、連絡が必要となり、時間に追われるとともに、作業ミスのリスクもつきまといます。

審査・選考時の悩み

審査・選考時には、例えば次のような業務が発生します。

・選考委員用の申請書類の複写・発送
・審査結果データの取りまとめ

選考委員の人数分の書類を準備するのは手間がかかりますし、書類の抜け漏れも発生する可能性があります。

報告時の悩み

報告時には、例えば次のような業務が発生します。

・採択結果通知の発送
・報告書類の提出・未提出管理
・報告書類の取りまとめや整理・保管

採択後は、書類提出の確認などを各採択者と個別に数年単位で行わなければなりませんし、紙ベースでやり取りを行う場合には書類の管理も必要です。申請者・採択者の数が増えれば増えるほど、情報の取りまとめや履歴の管理が煩雑になっていくでしょう。

申請者(採択者)や選考委員も悩みを抱えているかも？

事務局のみならず、助成金の申請者(採択者)や選考委員の方々も、紙ベースのやり取りにお悩みを抱えているかもしれません。

例えば申請者は、紙の書類提出であれば出力や発送の手間がかかり、差戻しがあればその都度書類の修正と発送対応に追われることになります。現物が届くまでにもタイムラグがあるので、スケジュールにも気をつける必要があります。
また、事務局からのお知らせが紙やメールなど複数に分かれて届く場合、情報の管理も大変です。

選考委員の方々は他の業務で忙しい場合や、長期出張の場合もあるでしょう。申請内容に目を通し、審査結果やコメントを入力する際に紙の書類が必要だと、必然的に場所や時間に縛られます。やむを得ず分厚い書類を持ち運ばなくてはならない場合もあるかもしれません。

申請者や選考委員にとっても、紙ベースの助成事業は非効率的な面が多いと考えられるでしょう。

システム導入前後の業務比較

このように、具体的に挙げてみると多くの「不便」が発生していることが分かります。
では次に、システムを導入することによって業務内容がどのように変化するかも、①申請、②審査選考、③報告のフローごとに確認していきます。

申請業務の比較

システム導入前には、事務局側でデータを入力したりフォーマットデータにコピーするといった手間がありましたが、導入後は申請者自らがフォームや共通フォーマットに入力するため、事務局側のデータ再入力の手間がなくなります。
申請状況の確認や、申請者のデータ一括ダウンロードも可能となり、書類の取りまとめが容易になります。

申請者にはご自身でマイページを取得し、必要事項のフォーム入力、ファイルのアップロードをして申請データの提出を行っていただきます。提出済の書類内容はマイページから確認することができ、また事務局への連絡もマイページを通じて行っていただけます。

選考・審査業務の比較

審査・選考時には事務局が審査委員をシステム上に登録することで、委員それぞれ専用のWebページから審査が可能になります。

システム導入前、紙ベースの選考では、申請書類を選考委員の人数分コピーして仕分け・発送しなければなりませんが、導入後はシステムを介してPDF等のデータで申請書類を共有できるようになり、事務局の作業が軽減されます。

また、選考委員の先生方もオンライン上で書類を確認し、出張中などでも好きなタイミングで審査することができます。審査時には、データで全体の評価バランスを見ながら採点することができ、審査後も申請書類の返却や処分が不要です。

審査結果はシステムのデータベースに格納され、事務局側で集計結果を一括でダウンロードすることが可能です。

報告業務の比較

助成金の採択後にも、各採択者からの採択書類や報告書類を受領しなくてはならず、スケジュール連絡や書類の発送・受領、取りまとめにも時間と手間がかかります。
システム導入によって、採択者への連絡や提出状況の確認、書類管理がすべてオンライン上で一元管理でき、報告業務がスムーズになります。

採択者も、成果報告書や収支報告書などのデータをマイページから提出することができ、システム上から確認が可能です。過去の提出書類を振り返る際にもお使いいただけるため、採択者側のデータ管理も容易になります。

助成団体様の導入事例

前項のように、助成業務を効率的に一元管理できる助成業務サポートシステム「GrantWill」は、研究助成や活動助成、芸術助成、奨学金給付まで幅広い用途で、全国の助成団体様にご採用いただいています。

★導入団体様の詳しい事例は、こちらからご覧いただけます。

助成事業を「GrantWill」でサポートします

助成事業へのシステム導入のメリットやイメージを掴んでいただけましたか？
Web申請システムを活用することによって業務に余裕が生まれ、その他の注力したい事業に時間と人手をかけることにもつながるでしょう。
システム上に情報が集約され、属人化も防ぐことができます。

助成業務の効率化をご検討の際には、ぜひ助成業務サポート専用のシステム「GrantWill(グランウィル)」にお問合せください。

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