校正業務のスピードアップに貢献する！オンライン校正システム
前回のブログ「校正業務を時短＆効率化！メリット多数のオンライン校正」でも、オンライン校正のメリットとして「時間と場所に縛られずに校正できる」を挙げましたが、今回は「時間」にスポットを当て、校正業務にかかる「3つの時間」と、オンライン校正の導入によってスピードアップする理由について解説します。
校正で時間がかかる場面といえば？
原稿出しから校了までの間は、印刷会社やデザイン会社とのやり取りも、社内でのやり取りも膨大。カタログやチラシ等を制作する部署であれば、複数の校正が同時進行で動いていることが普通だと思います。
できるだけ校正の回数を減らしたり、校正時間を減らしたい！という想いはあるものの、ルーティーン化している業務の中で、どこを改善すれば時間短縮になるのかは悩ましい課題ですよね。
具体的に、校正業務で時間がかかる場面を考えてみます。
校正紙に依存した校正業務では、校正を運ぶ人が必要になるので、必然的にその人の予定に従わなくてはいけません。予定が合わない場合、校正が停滞して空き時間が発生することも。
ひとつづつ具体的に確認していきましょう。
校正にかかる「3つの時間」
①校正紙の待ち時間
紙での校正の場合、発注先である印刷会社やデザイン会社から校正紙を受け取らないと校正作業が開始できないという、時間的な制約がありました。
また、校正紙を外部の配送サービスを利用する場合でも、校正紙が届くのに最短でも半日から1日程度の日数がかかってしまいます。
校正紙の待ち時間を短縮するためにメールでPDFなどで校正を受け取ったとしても、ペーパーレスを実施しているため、プリントできない、校正紙のプリントに費用がかかる、出力環境により色味が異なるため、出力紙の色味を正としたい、などという問題もありました。
オンライン校正であれば、校正が準備できたらWeb上にアップされるので校正紙が手元に届くまで待つ必要はありません。校正紙のプリントをすることなくオンライン上で直接、修正指示を入力することができます。
インターネット環境があれば、時間と場所に制約されることなく校正作業が行えます。
②打合せ時間
紙の校正の場合、校正紙を中心に時間が経過するため、校正紙がないと何も始めることができませんでした。校正紙受け取りの多くが対面で実施されていることが多く、受け取るために予定を調整することも必要でした。
また校正の返却時も対面で行うため、面談の為に時間を割く必要がありました。会議や出張等で不在になるときは時間調整や校正の返却が１日遅れることもあったのではないでしょうか。同僚に校正返却を伝言しても、修正の意図が誤って伝わることや、改めて打合せが必要になることも。
オンライン校正であれば、Web上に校正がアップされるとメールにて通知され、打合せ時間を気にする必要はありません。校正返却もオンライン上で行えます。
また、対面せずともオンラインで校正を閲覧しながらリアルタイムに打合せすることも可能なので、修正の意図を間違いなく共有して校正回数の軽減も期待できます。
③校正の回覧時間
校正確認者が組織内で複数名いるとしたら、紙の校正回覧に人数分の日数がかかることも想定され、長期の不在で校正が停滞してしまうことも。全体を管理する窓口担当者様は校正の取りまとめにも手間と時間が多くかかり、負担になることもあります。
また、回覧のかかる時間を縮めるために、人数分の校正紙を準備しようとするとコピーするだけでコスト増になり、ページ数が多い校正紙の場合、大きなコスト負担になりかねません。
オンライン校正であれば、確認する全員がオンライン上で同じファイルを共有し、修正内容をリアルタイムで作業を進めることが可能となります。
すべての情報が一元管理され、紙の校正では必要だった赤字の転記などの取りまとめ作業が不要になり、転記漏れといったミスも無くなります。また、スケジュール機能を活用すれば、全体の進捗度合を校正確認者全員で共有することができ、窓口担当者様の負担軽減にもつながります。
まとめ
今回は時間に関する導入のメリットを弊社の視点でご紹介してきました。
「Time is Money」という言葉があるように、校正作業の時間にもコストが発生しており、校正業務を効率よく行うことは、クライアント様、印刷会社双方においてメリットがあると考えております。
インターネットによる様々なサービスの普及が進む中、これからの校正業務のスタンダードとして、オンライン校正の導入をご検討してみてはいかがでしょうか。
下の動画から、操作イメージをご確認いただけます。