校正業務を時短＆効率化！メリット多数のオンライン校正
カタログやパンフレット、チラシなどの印刷物。発行するまでの校正業務は、商品を間違いなく世に送り出すために大切ですが、時間と手間がかかる大変な仕事。
働き方の多様化を受けて、校正業務を効率化できるオンライン校正に注目が集まっています。
この記事では、お客様の校正業務効率化を実現すべく、オンライン校正サービスをご提供するYPGが、
・そもそもオンライン校正とは？
・オンライン校正のメリットとデメリットは？
・PDF校正との違いは？
を徹底解説します。
オンライン校正とは？
そもそも「校正」とは？
印刷・出版業界の専門用語で、パンフレットやカタログなどの発行前に、文章や画像などが間違いないかを原稿と比較チェックし、正確な発行物をつくることを「校正」と言います。
校正のチェックポイントは多岐にわたります。
例えば文章が入っていれば、間違った漢字が使われていないか、日本語の表現がおかしくないか。また、画像やグラフも、最新のデータが間違いなく挿入されているか、数値とグラフに食い違いがないか。レイアウトした際に文章や画像が欠けたり、漏れたりしていないか、などなど。
社外のデータ制作担当と、自社内の商品担当や広報、企画担当など、複数人の目を通して校正を行うことで、間違った情報発信を防ぎ、より良い発行物を制作することができます。
オンライン校正とは？
オンライン校正とは文字通り、前述したような校正をオンラインで行うことです。デジタル校正とも呼ばれています。
従来の校正と言えば、校正データを出力し(出力紙のことを「ゲラ」と呼びます)、紙に赤ペンで書き込みしていくアナログな作業が中心。これに対してオンライン校正は、紙ではなく、オンライン上（クラウドや特定のサーバー）にアップされたひとつの校正データに対して、校正者が直接修正指示を書き込んでいきます。
複数人が関わることの多い校正作業においては、校正紙の回覧に時間がかかる、修正内容を取りまとめる作業が必要、などの課題がありました。このような課題を解消し、リモートワークやフレックスタイムなど多様な働き方を実現するために、校正をオンライン上で行う企業様・団体様が多くなっています。
オンライン校正のメリット
オンライン校正を導入することで、以下のようなメリットが得られます。
ひとつずつ、詳しく解説していきます。
①時間と場所に縛られずに校正できる
従来の紙に頼った校正は、校正のために出社しなければならない、回覧を待つ必要がある、各支店にも校正を郵送（またはPDFスキャン）しなくてはならないなど、時間と場所に制約がありました。
オンライン上に最新の校正があることで、いつでもどこでも、時間と場所を選ばずに校正業務が可能で、働き方の自由度も広がります。
校正紙の回覧を待って残業する必要もなくなり、自宅やサテライトオフィスで、出張先で、ブラウザ環境があればどこでも校正作業を行うことができます。
②複数の校正者がいても一元管理できる
特に複数人で校正する場合に、オンライン校正は特に効果を発揮します。全員が同じファイルを共有し、赤字をリアルタイムで確認しながら作業を進めることができます。
特に全体を管理する担当者様は、従来の紙の校正に必要だった赤字の転記や取りまとめが不要になります。また、校正スケジュールもシステム管理画面に表示されるので、全員が進捗状況を共有・把握することができます。
③煩雑な事務作業が不要に
赤字の転記以外にも、校正紙の回覧、細かいスケジュールの連絡（誰が何日までに校正する必要があるか）、出先への校正紙の郵送、赤字原稿のスキャンPDF作成など、紙中心の校正で発生する事務作業はさまざまで、手間と時間がかかって煩雑ですよね。
オンライン校正は、今挙げた事務作業が不要になり効率的。より校正に集中したり、他の業務に時間を充てることができます。
④修正漏れや確認漏れのリスクを軽減できる
オンライン校正では、現在のファイルと過去のファイルを同じ画面で簡単に比較できます。同じ画面上で修正前後を切り替えて見比べることで、修正漏れを見過ごしにくくなります。
また、誰が・いつ・どのような修正を入れたかも履歴を遡ってすぐに確認でき、修正ミスや指示漏れを防止することができます。
オンライン校正のデメリット
オンライン校正にはデメリットも存在します。2つのデメリットと、注意すべきポイントを解説します。
①オンライン環境でしか校正できない
前述の通り、オンライン校正はインターネット上で利用できるシステムなので、インターネットに接続できる環境でないと校正作業を行えません。例えば出張中の電車内など、電波が不安定で通信環境が整わない場所での作業には向いていません。
また、校正データには社外秘情報が含まれる場合もあると思いますので、通信する際はセキュリティ面にも十分な注意が必要です。
②操作に慣れる必要がある
手書きでの校正からオンライン校正に切り替える場合、操作に慣れるまで時間が必要な場合があります。どのような機能をどこで使用できるのか操作方法を把握しつつ、少ないボリュームの発行物からのスタートをおすすめします。
継続的に利用することで有効に活用していただけるはずです。
長い目で見て、導入前のトライアルや導入後のフォローなど、運用サポート体制も確認して安心できるオンライン校正ツールを選択しましょう。
オンライン校正とPDF校正の違い
従来の紙の校正と比較したオンライン校正のメリット・デメリットをご紹介してきました。また、よく比較に出されるPDF校正と比べても、複数担当者が同時に校正できる、進捗状況が共有できる、前回校正との比較が容易など、メリットが多数挙げられます。
ここでは、PDF校正と大きく違う2点をご紹介します。
大容量のデータを直接アップロードできる
PDFでもデータを添付することができますが、容量が大きくなり、別途ファイル便などで送付が必要です。オンライン校正システムは、システム上に直接データをアップすることができ、画面の切り替えやデータストレージサービスの利用などの手間なく、スムーズな作業が可能です。
最新データの管理が容易でリスクを減らすことができる
複数人でPDF校正を行う場合も、校正データを順番に送付して赤字を追加したり、担当者が全体をひとつのデータに取りまとめたりといった手間がかかります。また、校正が進むほどデータの管理が煩雑になるので、最新データを間違いなく管理・共有できるフローの構築が必要です。
オンライン校正では最新データと過去の校正内容が一か所で確認でき、システム上で管理できて便利です。
校正業務のDX化なら、オンライン校正で！
時間と場所にとらわれず、新しい働き方の実現に対応し業務のDX化ができるオンライン校正はメリットが満載ですが、従来の校正方法から切り替えるには、心理的ハードルが高いかもしれません。
YPGがご提供するオンライン校正は、取引先様のご導入無料・デモ可能。導入後もオンラインやお電話でのお問い合わせ対応など、充実のサポート体制をご用意しております。煩雑な校正業務にお困りでしたら、ぜひお気軽にお問い合わせください。
下の動画から、操作イメージをご確認いただけます。